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员工进修交换材料——你做的秘书是几段?

总司理让秘书第二天九点支配一个集会:告诉到每一个参会职员,而后秘书本身也参与集会并做好办事。


一段秘书的做法:发告诉。用电子邮件或微信收回集会告诉,筹办好集会用品,并参与集会。


二段秘书的做法:抓落实。收回告诉后,经由进程打德律风或微信与须要参会的同道逐一落实,确保每一个人被实时告诉到。


三段秘书的做法:重查抄。告诉收回,落实到人后,第二天在会前30分钟提示须要参会的职员实时参会,并领会有不变化,若有变化,实时向总司理报告叨教,保障总司理在会前知悉集会出席情况,也给总司理肯定将出席的职员是不是必须参会留下时候。

四段秘书的做法:勤筹办。发告诉,落实到人,会前告诉后,去测试能够用到的投影、电脑等东西是不是使命一般,并在集会室的门上贴上小条:此集会室今天几点到几点有集会。


五段秘书的做法:细筹办。除以上使命实现之外,还事前领会了这个集会的性子是甚么,首要议题是甚么,而后给参会者发曩昔与这个议题有关的材料,供他们参考。


六段秘书的做法:做记实。除实现以上使命之外,还在集会进程中具体做好了集会记实。并在许可的情况下,做了一个灌音备份。


七段秘书的做法:发记实。除实现以上使命之外,会后还清算好集会记实(灌音)给总司理。而后,叨教总司理是不是发给参会职员,或其余职员。


八段秘书的做法:定义务。除实现以上使命之外,将集会上肯定的各项使命逐一落实到相干义务人。而后,经当事人确认后,构成书面备忘录。将备忘录交给总司理和当事人一人一份,按期跟踪各项使命的实现情况,并实时向总司理报告叨教。


九段秘书的做法:做流程。把上述进程做成规范化的集会流程,让任何一个秘书都能够按照这个流程把集会办事的成果做到九段,构成不依靠于任何人的集会办事系统。